Word 合併列印 (for Word 2003)

範例:

  1. 預備事項:

    1. 主文件─傳真稿原始檔案:FaxDemo.doc (可下載練習)

    2. 資料來源檔─傳真收件人資料檔:FAXREC.DOC (可下載練習)

       

執行步驟:

  1. 先開啟主文件,然後點選功能表「工具」 「信件與郵件(E)」之「合併列印(M)...」

  2. 在工作窗格「合併列印」 「選取文件類型」指定為「信件」

  3. 在工作窗格「合併列印」 「選取開始文件」指定「使用目前信件」

  4. 在工作窗格「合併列印」 「選取收件者」指定「使用現有清單」,並於「使用現有清單」點按超連結「瀏覽...」

  5. 在「選取資料來源」視窗中選取資料來源檔案

  6. 若顯示下列對話方塊,可直接按下「確定」

  7. 顯示 「合併列印收件者」對話方塊,可調整各欄位寬度以檢視欲併入之資料內容,並只選取部分資料而非全部,亦可進行編輯

  8. 完成上項工作後按下「確定」

  9. 在工作窗格「合併列印」 點按超連結「下一步:寫信」

  10. 指定插入點在欲指定合併欄位之位置,在工作窗格「合併列印」 「寫信」點按超連結「其他項目..」

  11. 在「插入合併欄位」對話方塊指定欲安置之資料欄位

  12. 在「插入合併欄位」對話方塊指定欲安置之資料欄位後按下「插入」

  13. 同樣步驟指定其他欄位之插入點與欄位名稱後,點按超連結「下一步:預覽信件」

  14. 可由「收件者」左右側按鈕「<<」及「>>」變換顯示前一筆或後一筆資料。

  15. 可逐一檢視各筆資料

  16. 按「下一步:完成合併」

  17. 可選擇「編輯個別信件...」將選取之合併文件存成一般文件檔。

指定合併欄位的另一種操作步驟:

  1. 若工具列中沒有「合併列印」,於工具列按下滑鼠右鍵點選「合併列印」 以顯示「合併列印」工具列

  2. 指定插入點在欲指定合併欄位之位置,點選「合併列印」工具列「插入合併欄位」按鈕,以指定欲安置之資料欄位

  3. 在「插入合併欄位」對話方塊指定欲安置之資料欄位後按下「插入」

  4. 指定之資料欄位即以欄位名稱前後加"<<"及">>"顯示於主文件之插入點